¿Cómo prepararse para un viaje de negocios?

Prepararse para un viaje de negocios requiere una organización real y no deja espacio para la improvisación. En unos días, tendrá que seguir una serie de citas, posiblemente cambiar de país y no puede permitirse dejar nada al azar. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a prepararse para un viaje de negocios.

Trámites administrativos

Es aconsejable en primer lugar establecer una lista de verificación de todo lo que necesita hacer antes de la fecha de salida. En momento que se confirma la fecha de tu estancia, tendrás que encargarte de toda la parte administrativa del viaje.

¡Lo primero que debe verificar es, por supuesto, su pasaporte! Primero debes asegurarte de que sea válido, porque tomará algún tiempo establecer uno nuevo. Algunos destinos requieren que el pasaporte sea válido incluso 6 meses después de la devolución, así que tenlo en cuenta en tu búsqueda de información.

Una vez que su pasaporte esté listo, es posible que necesite una visa para viajar. Dependiendo de su destino, la duración de su estadía y el tipo de viaje (misiones profesionales), ciertos destinos requieren visa. Entrega gratuita o de pago, inmediata a la llegada o para realizar en la embajada, cada país sigue sus propias reglas. Depende de usted averiguarlo al menos 2 meses antes de la salida, para estar preparado para cualquier eventualidad.

Las páginas webs de los Ministerios de Asuntos Exteriores de cada país, proporcionaran la información necesaria sobre pasaportes, vacunas, visas y otras cosas que ayudaran y resultaran de gran utilidad para los viajes. Esto solo te llevará unos minutos y te dará la información necesaria para que puedas irte con tranquilidad.

La salud

Una vez que sus papeles estén en regla, puede preocuparse por otro punto igualmente importante: su salud mientras viaja por negocios. Es posible que necesite una o más vacunas para viajar con seguridad.

Recuerda también preparar un completo y eficaz botiquín de viaje que pueda tratar tus dolencias menores durante la estancia. Si viaja a un país remoto, definitivamente será propenso al desfase horario, lo que puede afectar su productividad.

Tener un buen seguro profesional será muy útil en caso de que surja algún problema inesperado mientras estamos de viaje en el extranjero. De hecho, contratar un seguro de misión profesional le permitirá partir con tranquilidad y concentrarse en su viaje de negocios. Existen diferentes seguros, según sus necesidades. 

La cobertura básica cubrirá sus gastos de salud y repatriación en caso de enfermedad o accidente. Si quieres un contrato más eficiente, la cobertura completa incluye, además de las garantías anteriores, garantías de cancelación, retraso de vuelo, canje de la franquicia por un vehículo de alquiler, etc.

Reservaciones

Si te toca a ti organizar las reservas para tu viaje de negocios, conviene tener en cuenta varios puntos. Si su misión profesional se lleva a cabo en diferentes ciudades o incluso en diferentes países, puede que valga la pena reservar un billete de avión multidestino o consultar sobre el transporte disponible, como el tren o el alquiler de coches.

Si tiene que cambiar de ciudad / país durante su estadía, prefiera un hotel ubicado cerca de la estación de tren o del aeropuerto. Reserva una habitación cerca del lugar de la cita, para que puedas descansar allí a cualquier hora del día.

Recuerda tener en tu smartphone o imprimir todas las reservas realizadas, para que las tengas a mano durante tu estancia.

En la maleta

Para ahorrar tiempo en el aeropuerto y evitar el riesgo de pérdida, solo puede llevar una maleta de cabina. Viajar ligero te permitirá tener mucha más movilidad si tienes que cambiar de alojamiento varias veces. Sin embargo, tenga cuidado, dicho equipaje requiere una preparación cuidadosa de sus pertenencias, para que no se confisque ningún contenido durante el paso de seguridad en el aeropuerto: objetos cortantes o cortantes, recipientes de líquidos excesivamente grandes, etc.

Además de su maleta, su equipaje de mano debe contener todos los documentos importantes para llevar a cabo su misión profesional, así como sus objetos de valor como su computadora o tableta.

Si tu agenda ya está lista, ajusta tus outfits de acuerdo a los eventos en los que vas a participar: reuniones, gala, feria comercial, etc.

¡Recuerda también aprender sobre la cultura profesional del país, ciertas prendas o ciertos colores podrían ofender a tus socios comerciales sin que tú lo sepas! Si se informa de antemano, evitará las probabilidades e incluso podrá impresionar a su contacto integrando algunas costumbres locales. Esto será un buen impacto para comenzar las negociaciones.

Algunos elementos esenciales para una misión profesional exitosa

Se recomienda encarecidamente llevar fotocopias de sus documentos de identidad, tarjetas de crédito, visas, etc., que guardará en un lugar seguro, o mejor aún, escanearlas guardando la copia de seguridad en el disco duro de su computadora. portátil o en una plataforma en la nube. Si está tomando una computadora, es mejor que no contenga ningún dato personal (uso estrictamente profesional). Así, en caso de robo, la pérdida de sus datos será limitada.

Considere guardar sus documentos comerciales en diferentes medios de memoria, como su computadora, un disco duro externo y algunas llaves USB. Es mejor tener cuidado ante cualquier eventualidad: falla de la batería, problema al abrir el archivo u otro problema técnico. ¡Multiplique sus posibilidades de éxito guardando sus datos en diferentes medios! Siempre en el departamento de multimedia, nunca separe sus cargadores y un adaptador de corriente, sus dos elementos esenciales para estar operativos en todo momento.  

Siempre hay que tener listar sus tarjetas de presentación. El ritual de intercambiar tarjetas de visita es particularmente importante en ciertas regiones del mundo, como Asia. Incluso puede crear tarjetas de visita especialmente para la ocasión, en el idioma local. También puede generar un impacto en sus clientes llevándole “obsequios” con la imagen de su empresa, o folletos u otros medios de comunicación que puedan conservar y estudiar una vez finalizada su reunión.

Ahora está listo para emprender una misión profesional ¡Buen negocio y buen viaje!